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送货单据如何进行分类保存收纳管理?有什么需要注意的?

来源:送货单管理 发布时间:2023-04-20 浏览:5306

送货单是在商品出库和配送过程中使用的单据,记录了货品的基本信息以及出库和配送的详细情况。发货人和收货人都要签字确认送货单的内容,以确保双方都了解和同意交货的细节,因此,送货单据应妥善保存。

送货单在企业内部流转较多,数量也比较庞大,将送货单按照一定的规则进行分类保存,可以帮助您更好地进行保管和提高工作效率。以下是常见的送货单分类方式:

1、按日期分类。将送货单按照月份/季度/年度进行分类保存,方便统计和管理,便于按日期快速地查找和记录特定的送货事件。

2、按客户分类。 按照客户省份、城市、重要程度等分类方式保存送货单,以方便客户服务和管理。

3、按货物种类进行分类。 将送货单按商品类别如原材料、成品、设备等分类保存,用于品质问题追查。

4、按仓库分类。 按不同仓库的送货单进行分类保存,用于差异化管理。

5、按价值分类。 可将单据金额在一定金额以上的送货单单独分类,以便加强管理不同价值单据。

6、按送货地点分类。 将送货单按照送货地点进行分类,以便更快地查找相近地点的单据。

送货单据管理

根据企业的业务模式和管理需要,可以采用多维分类方式实现送货单据管理。另外,在存储纸质送货单的时候应注意以下几点:

1、保持单据的完整性。避免损坏或污染,应存放在阴凉、干燥、通风、防火、防蛀、防虫的地方,并采取适当的保护措施。

2、防止单据遗失或被盗。建议加强安保措施,设立专管人员,并进行安全保密措施。

3、定期进行检查和整理。纸质单据要进行分类归档,建档管理,确定存放地址,并定期进行检查和整理。

4、了解单据保留期限。在保证法律规定期限的前提下,可以考虑适当延长保留期限,以防止有关方面质疑。

5、定期进行清理。及时销毁已过期、无用的单据,避免占用过多存储空间和资源,减少保管和管理成本。

6、电子化管理。对所有或关键单据实行电子化管理,例如:使用专业送货单管理系统 开单打印和保存。

合理的单据保存策略可最大限度满足管理需求,便于管理人员浏览和查询,同时也能帮助企业发现一些隐藏的管理信息,提高资料的利用效率。